Première étape: Connaissez votre processus «tel quel»:
À l'époque où je vendais de la facturation électronique, je savais trop bien que, si un client potentiel ne connaissait pas son processus «en l'état», il devait attendre 12 à 24 mois à compter de la mise en œuvre de la facturation électronique. Alors ne sautez pas la première étape.
Si vous ne connaissez pas votre processus, vous ne connaissez probablement pas d'indicateurs clés tels que votre taux de correspondance initiale. Cela signifie que vous ne saurez pas à quel point la facturation électronique peut vous aider (et que votre processus peut rencontrer des problèmes qui nécessitent également d'autres solutions).
Et, vous ne connaissez probablement pas le coût réel de votre processus de facturation et ne pourrez donc pas constituer une analyse de rentabilité étanches.
En traçant votre processus «tel quel», vous comprendrez:
Pourquoi les factures échouent
Comment la facturation électronique peut résoudre les problèmes de votre flux de processus
Combien de factures seraient «dans la portée» si vous procédiez à la facturation électronique
Quel est votre coût "en l'état", et combien il va diminuer en passant à l'électronique
Combien de jours cela prend-il actuellement pour traiter une facture et comment la facturation électronique réduirait-elle le temps
Comment, en réduisant le nombre de jours, votre capture des remises négociées pourrait être effectuée de manière favorable
La première étape est susceptible de vous prendre de 3 à 6 mois, mais à la fin, vous serez plus clair et plus réaliste lorsque vous ferez votre analyse de rentabilisation.
Il est important de savoir que connaître le coût par transaction est essentiel pour négocier efficacement avec le fournisseur que vous signez.
Deuxième étape: connaître la vision de l'entreprise:
Le changement de processus a du sens pour les parties prenantes lorsqu'il est contextualisé par rapport aux ambitions globales de l'entreprise.
Cela signifie que cela vaut la peine de prendre le temps de comprendre ce que l'entreprise souhaite voir dans 6, 12 ou 24 mois, et vous pouvez extrapoler cette intention en expliquant comment la facturation électronique pourrait accélérer ou renforcer la réalisation de cet objectif. Prenez le temps de vous lever du jour au lendemain et de comprendre la direction que prend l'entreprise. (Posez beaucoup de questions et écoutez vraiment les réponses.) Ensuite, vous pourrez:
Comprendre et communiquer l'objectif général de la facturation électronique et positionner la facturation électronique comme un facteur clé pour la réalisation des objectifs
Utilisez la langue de la direction pour leur présenter la facturation électronique
Déplacer la facturation électronique vers le haut de la liste des priorités
Cette opération nécessite une planification et un investissement de temps en dehors de votre travail quotidien, mais cela s'avérera payant lorsque votre directeur financier, votre directeur financier et votre CTO (responsable de la trésorerie) verront la facturation électronique comme leur point de défaillance unique.
Troisième étape: commencez vos achats tôt
Ceci est plus facile pour une organisation où les finances et les achats sont déjà alignés, partagent déjà des lignes et des objectifs de reporting et fonctionnent en une seule équipe.
Mais dans les organisations où cette «cohésion» n'existe pas, il est courant que Finance soit propriétaire du projet, car il en tire les avantages les plus immédiats et implique des achats presque après coup. Cela peut tuer le projet sur place.
Cela tient en grande partie au fait que la facturation électronique est un programme axé sur les fournisseurs, et même si les finances, ou plutôt les comptes créditeurs, payent les fournisseurs, ceux-ci sont en réalité la propriété de Procurement. Cela signifie que les fournisseurs écouteront d'abord les achats relatifs au projet de facturation électronique, puis les financeront. Ainsi, si les achats ne sont pas importés, ou si vous négligez totalement la facturation électronique, vos fournisseurs ressentiront cet état d'esprit et traîneront leurs talons pour s'inscrire.
C’est peut-être la clé pour bien facturer la facturation électronique, si facilement oublié comme détail. Ce n'est pas. Cela va faire - ou casser de façon catastrophique - votre projet.
Lorsque vous travaillez avec les achats, tenez compte des points suivants:
Pilotes - Pourquoi faisons-nous de la facturation électronique?
Portée - tous les fournisseurs, types de facture, types de transaction AP, pays?
Portée de la solution - uniquement la facturation électronique ou une solution de bout en bout?
Message - obligatoire ou facultatif?
Qualité de la base de données - les communications vont-elles "atterrir sur le bon bureau"?
Signataire - quel sera l’âge des signataires? Le CPO et le CFO? (Idéalement, oui.)
Objectifs - Les indicateurs de performance clés Finances et achats sont-ils les mêmes?
Les non-conformes - qui répondra aux fournisseurs qui résistent?
À qui appartiendra le projet? Peut-être finances et achats ensemble?
Investir du temps dans la recherche précoce d'un partenariat avec Procurement est fondamental pour la réussite d'un projet.
Quatrième étape: donnez un nom au projet
Vous constaterez probablement que les projets sans nom conservent leur statut de projet pendant longtemps et passent rarement en mode opérationnel ou "en direct". Ce n'est pas une coïncidence.
En attribuant à votre projet de facturation électronique un nom avant et après contrat, vous:
Donnez-lui une identité qui aide les gens à l'obtenir
Susciter de l'intérêt et de la curiosité ("De quoi parle ce projet Globe, tout le monde en parle?")
Évitez la confusion parce que vous parlez tous de la même chose
Renforcez l'engagement et inspirez un plus grand attachement émotionnel, en particulier, je trouve, si vous restez loin de ce qui est évident, comme Globe, Probe et le projet d'approvisionnement électronique, tous des noms décents, mais qu'en est-il de quelque chose de plus amusant, comme des noms de personnage
La facturation électronique en 7 étapes
Première étape: Connaissez votre processus «tel quel»:
À l'époque où je vendais de la facturation électronique, je savais trop bien que, si un client potentiel ne connaissait pas son processus «en l'état», il devait attendre 12 à 24 mois à compter de la mise en œuvre de la facturation électronique. Alors ne sautez pas la première étape.
Si vous ne connaissez pas votre processus, vous ne connaissez probablement pas d'indicateurs clés tels que votre taux de correspondance initiale. Cela signifie que vous ne saurez pas à quel point la facturation électronique peut vous aider (et que votre processus peut rencontrer des problèmes qui nécessitent également d'autres solutions).
Et, vous ne connaissez probablement pas le coût réel de votre processus de facturation et ne pourrez donc pas constituer une analyse de rentabilité étanches.
En traçant votre processus «tel quel», vous comprendrez:
Pourquoi les factures échouent Comment la facturation électronique peut résoudre les problèmes de votre flux de processus Combien de factures seraient «dans la portée» si vous procédiez à la facturation électronique Quel est votre coût "en l'état", et combien il va diminuer en passant à l'électronique Combien de jours cela prend-il actuellement pour traiter une facture et comment la facturation électronique réduirait-elle le temps Comment, en réduisant le nombre de jours, votre capture des remises négociées pourrait être effectuée de manière favorable La première étape est susceptible de vous prendre de 3 à 6 mois, mais à la fin, vous serez plus clair et plus réaliste lorsque vous ferez votre analyse de rentabilisation.
Il est important de savoir que connaître le coût par transaction est essentiel pour négocier efficacement avec le fournisseur que vous signez.
Deuxième étape: connaître la vision de l'entreprise:
Le changement de processus a du sens pour les parties prenantes lorsqu'il est contextualisé par rapport aux ambitions globales de l'entreprise.
Cela signifie que cela vaut la peine de prendre le temps de comprendre ce que l'entreprise souhaite voir dans 6, 12 ou 24 mois, et vous pouvez extrapoler cette intention en expliquant comment la facturation électronique pourrait accélérer ou renforcer la réalisation de cet objectif. Prenez le temps de vous lever du jour au lendemain et de comprendre la direction que prend l'entreprise. (Posez beaucoup de questions et écoutez vraiment les réponses.) Ensuite, vous pourrez:
Comprendre et communiquer l'objectif général de la facturation électronique et positionner la facturation électronique comme un facteur clé pour la réalisation des objectifs Utilisez la langue de la direction pour leur présenter la facturation électronique Déplacer la facturation électronique vers le haut de la liste des priorités Cette opération nécessite une planification et un investissement de temps en dehors de votre travail quotidien, mais cela s'avérera payant lorsque votre directeur financier, votre directeur financier et votre CTO (responsable de la trésorerie) verront la facturation électronique comme leur point de défaillance unique.
Troisième étape: commencez vos achats tôt
Ceci est plus facile pour une organisation où les finances et les achats sont déjà alignés, partagent déjà des lignes et des objectifs de reporting et fonctionnent en une seule équipe.
Mais dans les organisations où cette «cohésion» n'existe pas, il est courant que Finance soit propriétaire du projet, car il en tire les avantages les plus immédiats et implique des achats presque après coup. Cela peut tuer le projet sur place.
Cela tient en grande partie au fait que la facturation électronique est un programme axé sur les fournisseurs, et même si les finances, ou plutôt les comptes créditeurs, payent les fournisseurs, ceux-ci sont en réalité la propriété de Procurement. Cela signifie que les fournisseurs écouteront d'abord les achats relatifs au projet de facturation électronique, puis les financeront. Ainsi, si les achats ne sont pas importés, ou si vous négligez totalement la facturation électronique, vos fournisseurs ressentiront cet état d'esprit et traîneront leurs talons pour s'inscrire.
C’est peut-être la clé pour bien facturer la facturation électronique, si facilement oublié comme détail. Ce n'est pas. Cela va faire - ou casser de façon catastrophique - votre projet.
Lorsque vous travaillez avec les achats, tenez compte des points suivants:
Pilotes - Pourquoi faisons-nous de la facturation électronique? Portée - tous les fournisseurs, types de facture, types de transaction AP, pays? Portée de la solution - uniquement la facturation électronique ou une solution de bout en bout? Message - obligatoire ou facultatif? Qualité de la base de données - les communications vont-elles "atterrir sur le bon bureau"? Signataire - quel sera l’âge des signataires? Le CPO et le CFO? (Idéalement, oui.) Objectifs - Les indicateurs de performance clés Finances et achats sont-ils les mêmes? Les non-conformes - qui répondra aux fournisseurs qui résistent? À qui appartiendra le projet? Peut-être finances et achats ensemble? Investir du temps dans la recherche précoce d'un partenariat avec Procurement est fondamental pour la réussite d'un projet.
Quatrième étape: donnez un nom au projet
Vous constaterez probablement que les projets sans nom conservent leur statut de projet pendant longtemps et passent rarement en mode opérationnel ou "en direct". Ce n'est pas une coïncidence.
En attribuant à votre projet de facturation électronique un nom avant et après contrat, vous:
Donnez-lui une identité qui aide les gens à l'obtenir Susciter de l'intérêt et de la curiosité ("De quoi parle ce projet Globe, tout le monde en parle?") Évitez la confusion parce que vous parlez tous de la même chose Renforcez l'engagement et inspirez un plus grand attachement émotionnel, en particulier, je trouve, si vous restez loin de ce qui est évident, comme Globe, Probe et le projet d'approvisionnement électronique, tous des noms décents, mais qu'en est-il de quelque chose de plus amusant, comme des noms de personnage