Věděl jsem až příliš dobře v mých dnech prodeje e-fakturace, že pokud by vyhlídka nevěděla svůj proces „as-is“, bylo to dobré 12 až 24 měsíců od zavedení elektronické fakturace. Tak neváhejte Krok první.
Pokud neznáte váš proces, pravděpodobně nevíte klíčové metriky, jako je váš první čas kurzu. To znamená, že nebudete vědět, do jaké míry vám může elektronická fakturace pomoci (a můžete mít problémy i ve vašem procesu, který vyžaduje i jiná řešení).
Pravděpodobně nevíte skutečné náklady na fakturační proces, a proto nebudete schopni sestavit vodotěsný obchodní případ.
Zmapováním vašeho procesu „tak jak je“ přijdeš pochopit:
Proč faktury selhávají
Jak může elektronická fakturace napravit problémy ve vašem procesu
Kolik faktur bude „v rozsahu“, pokud budete pokračovat v elektronické fakturaci
Jaká je vaše „as-is“ cena a kolik to bude klesat přesunem do elektronické podoby
Kolik dní v současné době trvá zpracování faktury a jak by elektronická fakturace zkrátila čas
Jak by se snížením počtu dnů příznivě ovlivnilo zachycení sjednaných slev
První krok je pravděpodobné, že vás 3 až 6 měsíců, ale do konce to budete jasnější a realističtější, když si svůj obchodní případ.
Důležité je, že znalost vašich nákladů za transakci je nezbytná pro efektivní vyjednávání s poskytovatelem, kterého jste podepsali.
Druhý krok: Znát vizi společnosti:
Změna procesu má smysl pro zúčastněné strany, pokud je kontextualizována proti překlenujícím ambicím společnosti.
To znamená, že stojí za to pochopit, kde chce společnost být v 6, 12 nebo 24 měsících, a tento záměr můžete extrapolovat na to, jak může elektronická fakturace urychlit nebo podpořit realizaci tohoto cíle. Udělejte si čas na to, abyste se ze dne na den zvedli a pochopili, kam směřuje společnost. (Zeptejte se spousty otázek a skutečně si poslechněte odpovědi.) Pak můžete:
Pochopit a komunikovat širší účel e-fakturace a pozice e-fakturace jako klíčového nástroje pro realizaci cílů
Použijte jazyk vedoucího pracovníka, který jim předá e-fakturaci zpět
Přesun e-fakturace do seznamu priorit
Tato snaha vyžaduje plánování a investici času mimo pracovní den, ale vyplatí se po silnici, když váš finanční ředitel a CPO a CTO (Chief Treasury Officer) uvidí elektronickou fakturaci jako jediný bod selhání.
Třetí krok: Získejte zakázky včas
To je jednodušší pro organizaci, kde jsou finance a zakázky již sladěny, již sdílejí řádky a cíle vykazování a fungují jako jeden tým.
Ale v organizacích, kde tato „propojenost“ neexistuje, je běžné, že Finance vlastní projekt, protože získají více okamžitých zisků a zahrnují téměř všechny zakázky. To může projekt zabít na místě.
Důvodem je především fakt, že elektronická fakturace je program zaměřený na dodavatele, ai když finanční prostředky, nebo splácení účtů, platí dodavatelům, jsou vlastnictvím zadávání zakázek. To znamená, že dodavatelé budou nejprve poslouchat zakázky týkající se projektu elektronické fakturace a financí druhého. Pokud tedy není zadávání zakázek provedeno, nebo jsou-li vůbec odmítnuty elektronickou fakturací, vaši dodavatelé pocítí tuto náladu a přetáhnou paty při registraci.
To je snad klíčem k získání práva na elektronickou fakturaci, a tak snadno přehlížen jako malý detail. To není. Váš projekt bude - nebo katastrofálně prolomí - váš projekt.
Při práci s zakázkami zvažte následující:
Řidiči - proč děláme elektronickou fakturaci?
Rozsah - všichni dodavatelé, typy faktur, typy transakcí AP, země?
Rozsah řešení - pouze elektronická fakturace nebo řešení na konci?
Zpráva - povinná nebo nepovinná?
Kvalita databáze - přistane pozemek na pravém stole?
Signatář - jak starší budou signatáři? CPO a CFO? (V ideálním případě ano.)
Cíle - jsou na stejných cílech KPI pro finance a zakázky?
Nevyhovující - kdo bude reagovat na dodavatele, kteří odolávají?
Kdo bude projekt vlastnit? Možná společně finance a zakázky?
Pro úspěšný projekt je zásadní čas investovat do hledání partnerství z oblasti veřejných zakázek.
Krok čtvrtý: Dejte projektu jméno
Pravděpodobně zjistíte, že bezejmenné projekty zůstávají dlouhodobě ve stavu projektu a jen zřídkakdy přecházejí k operačním nebo „živým“. To není náhoda.
Tím, že zadáte svůj e-fakturační projekt, budete mít následující:
Dejte mu identitu, která pomáhá lidem „dostat to“
Vytvořte zájem a zvědavost (o čem mluví tento projekt Globe?)
Vyhněte se zmatku, protože všichni mluvíte o stejné věci
Zvýšení angažovanosti a povzbuzení větší emocionální vazby, zejména, zjistím, pokud se budete držet dál od těch zjevných, jako je Globe, Probe, e-Procurement Project - všechna slušná jména, ale jak o něčem více zábavy, jako jsou jména char
E-Fakturace v 7 krocích
První krok: Poznejte svůj proces 'as-is':
Věděl jsem až příliš dobře v mých dnech prodeje e-fakturace, že pokud by vyhlídka nevěděla svůj proces „as-is“, bylo to dobré 12 až 24 měsíců od zavedení elektronické fakturace. Tak neváhejte Krok první.
Pokud neznáte váš proces, pravděpodobně nevíte klíčové metriky, jako je váš první čas kurzu. To znamená, že nebudete vědět, do jaké míry vám může elektronická fakturace pomoci (a můžete mít problémy i ve vašem procesu, který vyžaduje i jiná řešení).
Pravděpodobně nevíte skutečné náklady na fakturační proces, a proto nebudete schopni sestavit vodotěsný obchodní případ.
Zmapováním vašeho procesu „tak jak je“ přijdeš pochopit:
Proč faktury selhávají Jak může elektronická fakturace napravit problémy ve vašem procesu Kolik faktur bude „v rozsahu“, pokud budete pokračovat v elektronické fakturaci Jaká je vaše „as-is“ cena a kolik to bude klesat přesunem do elektronické podoby Kolik dní v současné době trvá zpracování faktury a jak by elektronická fakturace zkrátila čas Jak by se snížením počtu dnů příznivě ovlivnilo zachycení sjednaných slev První krok je pravděpodobné, že vás 3 až 6 měsíců, ale do konce to budete jasnější a realističtější, když si svůj obchodní případ.
Důležité je, že znalost vašich nákladů za transakci je nezbytná pro efektivní vyjednávání s poskytovatelem, kterého jste podepsali.
Druhý krok: Znát vizi společnosti:
Změna procesu má smysl pro zúčastněné strany, pokud je kontextualizována proti překlenujícím ambicím společnosti.
To znamená, že stojí za to pochopit, kde chce společnost být v 6, 12 nebo 24 měsících, a tento záměr můžete extrapolovat na to, jak může elektronická fakturace urychlit nebo podpořit realizaci tohoto cíle. Udělejte si čas na to, abyste se ze dne na den zvedli a pochopili, kam směřuje společnost. (Zeptejte se spousty otázek a skutečně si poslechněte odpovědi.) Pak můžete:
Pochopit a komunikovat širší účel e-fakturace a pozice e-fakturace jako klíčového nástroje pro realizaci cílů Použijte jazyk vedoucího pracovníka, který jim předá e-fakturaci zpět Přesun e-fakturace do seznamu priorit Tato snaha vyžaduje plánování a investici času mimo pracovní den, ale vyplatí se po silnici, když váš finanční ředitel a CPO a CTO (Chief Treasury Officer) uvidí elektronickou fakturaci jako jediný bod selhání.
Třetí krok: Získejte zakázky včas
To je jednodušší pro organizaci, kde jsou finance a zakázky již sladěny, již sdílejí řádky a cíle vykazování a fungují jako jeden tým.
Ale v organizacích, kde tato „propojenost“ neexistuje, je běžné, že Finance vlastní projekt, protože získají více okamžitých zisků a zahrnují téměř všechny zakázky. To může projekt zabít na místě.
Důvodem je především fakt, že elektronická fakturace je program zaměřený na dodavatele, ai když finanční prostředky, nebo splácení účtů, platí dodavatelům, jsou vlastnictvím zadávání zakázek. To znamená, že dodavatelé budou nejprve poslouchat zakázky týkající se projektu elektronické fakturace a financí druhého. Pokud tedy není zadávání zakázek provedeno, nebo jsou-li vůbec odmítnuty elektronickou fakturací, vaši dodavatelé pocítí tuto náladu a přetáhnou paty při registraci.
To je snad klíčem k získání práva na elektronickou fakturaci, a tak snadno přehlížen jako malý detail. To není. Váš projekt bude - nebo katastrofálně prolomí - váš projekt.
Při práci s zakázkami zvažte následující:
Řidiči - proč děláme elektronickou fakturaci? Rozsah - všichni dodavatelé, typy faktur, typy transakcí AP, země? Rozsah řešení - pouze elektronická fakturace nebo řešení na konci? Zpráva - povinná nebo nepovinná? Kvalita databáze - přistane pozemek na pravém stole? Signatář - jak starší budou signatáři? CPO a CFO? (V ideálním případě ano.) Cíle - jsou na stejných cílech KPI pro finance a zakázky? Nevyhovující - kdo bude reagovat na dodavatele, kteří odolávají? Kdo bude projekt vlastnit? Možná společně finance a zakázky? Pro úspěšný projekt je zásadní čas investovat do hledání partnerství z oblasti veřejných zakázek.
Krok čtvrtý: Dejte projektu jméno
Pravděpodobně zjistíte, že bezejmenné projekty zůstávají dlouhodobě ve stavu projektu a jen zřídkakdy přecházejí k operačním nebo „živým“. To není náhoda.
Tím, že zadáte svůj e-fakturační projekt, budete mít následující:
Dejte mu identitu, která pomáhá lidem „dostat to“ Vytvořte zájem a zvědavost (o čem mluví tento projekt Globe?) Vyhněte se zmatku, protože všichni mluvíte o stejné věci Zvýšení angažovanosti a povzbuzení větší emocionální vazby, zejména, zjistím, pokud se budete držet dál od těch zjevných, jako je Globe, Probe, e-Procurement Project - všechna slušná jména, ale jak o něčem více zábavy, jako jsou jména char
Úplet, Ekokůže, Galanterie