In meinen Tagen des Verkaufs von E-Invoicing wusste ich nur zu gut, dass ein Interessent, wenn er den Ist-Prozess nicht kannte, gut 12 bis 24 Monate vor der Implementierung von E-Invoicing vergangen war. Überspringen Sie also nicht Schritt Eins.
Wenn Sie Ihren Prozess nicht kennen, kennen Sie wahrscheinlich keine wichtigen Kennzahlen wie Ihre First-Time-Match-Rate. Das bedeutet, dass Sie nicht wissen, inwieweit die elektronische Rechnungsstellung Ihnen helfen könnte (und Sie haben möglicherweise Probleme in Ihrem Prozess, die auch andere Lösungen benötigen).
Wahrscheinlich kennen Sie die wahren Kosten Ihres Rechnungsprozesses nicht und können daher keinen wasserdichten Geschäftsfall zusammenstellen.
Durch das Abbilden Ihres Ist-Prozesses werden Sie verstehen:
Warum scheitern Rechnungen
Wie kann die elektronische Rechnungsstellung Probleme in Ihrem Prozessablauf beheben?
Wie viele Rechnungen wären im Umfang, wenn Sie mit der elektronischen Rechnungsstellung fortfahren
Was Ihre Ist-Kosten verursachen, und wie viel wird durch die Umstellung auf elektronische Geräte gesenkt?
Wie viele Tage dauert es derzeit, um eine Rechnung zu verarbeiten, und wie würde die Rechnungsstellung durch E-Invoicing reduziert?
Durch die Reduzierung der Anzahl von Tagen kann die Erfassung ausgehandelter Rabatte vorteilhaft durchgeführt werden
Schritt eins dauert wahrscheinlich 3 bis 6 Monate, aber am Ende werden Sie klarer und realistischer, wenn Sie Ihren Geschäftsfall erstellen.
Es ist wichtig, dass Sie wissen, wie hoch Ihr Preis pro Transaktion ist, um effektiv mit dem Anbieter zu verhandeln, den Sie am Ende unterschreiben.
Zweiter Schritt: Kennen Sie die Vision des Unternehmens:
Prozessänderungen sind für Stakeholder sinnvoll, wenn sie mit den übergeordneten Ambitionen des Unternehmens in Zusammenhang gebracht werden.
Es lohnt sich daher, sich die Zeit zu nehmen, um zu verstehen, wo das Unternehmen in 6, 12 oder 24 Monaten sein will, und Sie können diese Absicht dahingehend hochrechnen, wie E-Invoicing die Verwirklichung dieses Ziels beschleunigen oder unterstützen kann. Nehmen Sie sich die Zeit, sich vom Alltag zu erholen und zu verstehen, wohin das Unternehmen führt. (Stellen Sie viele Fragen und hören Sie sich die Antworten an.) Dann können Sie:
Verstehen und Vermitteln des umfassenderen Zwecks der E-Rechnung und Positionierung der E-Rechnung als Schlüssel zur Umsetzung von Zielen
Verwenden Sie die Sprache der Geschäftsleitung, um ihnen die elektronische Rechnungsstellung vorzulegen
Verschieben Sie die elektronische Rechnungsstellung in die Prioritätenliste
Dies erfordert eine Planung und Zeitinvestition außerhalb des Tagesgeschäfts, aber es lohnt sich auf jeden Fall, wenn Ihr CFO und CPO und CTO (Chief Treasury Officer) die elektronische Rechnungsstellung als einzigen Ausfallpunkt betrachten.
Dritter Schritt: Beschaffung frühzeitig an Bord
Dies ist einfacher für eine Organisation, in der Finanzen und Beschaffung bereits aufeinander abgestimmt sind, die Berichtslinien und Ziele bereits gemeinsam nutzen und als ein Team arbeiten.
Aber in Organisationen, in denen diese "Vereinigung" nicht existiert, ist es üblich, dass Finance das Projekt besitzt, da sie die unmittelbareren Gewinne erzielen und die Beschaffung beinahe im Nachhinein mit sich bringt. Dies kann das Projekt vor Ort töten.
Dies ist vor allem darauf zurückzuführen, dass die elektronische Rechnungsstellung ein Programm ist, das auf Lieferanten ausgerichtet ist, und obwohl sich die Lieferanten oder die Kreditorenbuchhaltung für Lieferanten bezahlt, sind sie tatsächlich im Besitz der Beschaffung. Dies bedeutet, dass die Zulieferer zuerst die Beschaffung im Hinblick auf das E-Invoicing-Projekt anhören und zweitens finanzieren müssen. Wenn also die Beschaffung nicht eingebracht wird oder die elektronische Rechnungsstellung überhaupt ablehnt, werden Ihre Lieferanten diese Stimmung spüren und sich bei der Anmeldung in die Ferse ziehen.
Dies ist vielleicht der Schlüssel, um die elektronische Rechnungsstellung richtig zu gestalten und als kleines Detail leicht zu übersehen. Es ist nicht. Es wird Ihr Projekt dazu bringen - oder katastrophal brechen.
Berücksichtigen Sie bei der Arbeit mit der Beschaffung Folgendes:
Treiber - warum machen wir E-Invoicing?
Umfang - alle Lieferanten, Rechnungstypen, AP-Transaktionstypen, Länder?
Lösungsumfang - nur E-Invoicing oder eine durchgehende Lösung?
Nachricht - obligatorisch oder optional?
Qualität der Datenbank - Wird die Kommunikation auf dem richtigen Schreibtisch landen?
Unterzeichner - wie hoch werden die Unterzeichner sein? Der CPO und der CFO? (Im Idealfall ja.)
Ziele - werden die Kennzahlen für Finanzen und Beschaffung auf die gleichen Ziele gesetzt?
Die Nicht-Konformität - wer wird auf die Lieferanten reagieren, die sich dagegen wehren?
Wer wird das Projekt besitzen? Vielleicht Finanzen und Beschaffung zusammen?
Die frühzeitige Suche nach einer Partnerschaft aus dem Einkauf ist von grundlegender Bedeutung für ein erfolgreiches Projekt.
Vierter Schritt: Geben Sie dem Projekt einen Namen
Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass die namenlosen Projekte für lange Zeit im Projektstatus bleiben und selten in den betrieblichen Zustand wechseln oder "live gehen". Das ist kein Zufall.
Wenn Sie Ihrem E-Invoicing-Projekt einen Vor- und Nachvertragsnamen geben, können Sie:
Gib ihr eine Identität, die den Leuten hilft, sie zu bekommen
Interesse und Neugierde wecken ("Worüber spricht dieses Globe-Projekt, über das alle reden?")
Vermeiden Sie Verwirrung, weil Sie alle über dasselbe sprechen
Erhöhen Sie das Engagement und spornen Sie mehr emotionale Bindung an, vor allem finde ich, wenn Sie sich von den offensichtlichen Elementen wie Globe, Probe und e-Procurement Project fernhalten - alles gute Namen, aber wie wäre es mit etwas mehr Spaß, wie Namen von Zeichen
E-Invoicing in 7 Schritten
Erster Schritt: Kennen Sie Ihren Ist-Prozess:
In meinen Tagen des Verkaufs von E-Invoicing wusste ich nur zu gut, dass ein Interessent, wenn er den Ist-Prozess nicht kannte, gut 12 bis 24 Monate vor der Implementierung von E-Invoicing vergangen war. Überspringen Sie also nicht Schritt Eins.
Wenn Sie Ihren Prozess nicht kennen, kennen Sie wahrscheinlich keine wichtigen Kennzahlen wie Ihre First-Time-Match-Rate. Das bedeutet, dass Sie nicht wissen, inwieweit die elektronische Rechnungsstellung Ihnen helfen könnte (und Sie haben möglicherweise Probleme in Ihrem Prozess, die auch andere Lösungen benötigen).
Wahrscheinlich kennen Sie die wahren Kosten Ihres Rechnungsprozesses nicht und können daher keinen wasserdichten Geschäftsfall zusammenstellen.
Durch das Abbilden Ihres Ist-Prozesses werden Sie verstehen:
Warum scheitern Rechnungen Wie kann die elektronische Rechnungsstellung Probleme in Ihrem Prozessablauf beheben? Wie viele Rechnungen wären im Umfang, wenn Sie mit der elektronischen Rechnungsstellung fortfahren Was Ihre Ist-Kosten verursachen, und wie viel wird durch die Umstellung auf elektronische Geräte gesenkt? Wie viele Tage dauert es derzeit, um eine Rechnung zu verarbeiten, und wie würde die Rechnungsstellung durch E-Invoicing reduziert? Durch die Reduzierung der Anzahl von Tagen kann die Erfassung ausgehandelter Rabatte vorteilhaft durchgeführt werden Schritt eins dauert wahrscheinlich 3 bis 6 Monate, aber am Ende werden Sie klarer und realistischer, wenn Sie Ihren Geschäftsfall erstellen.
Es ist wichtig, dass Sie wissen, wie hoch Ihr Preis pro Transaktion ist, um effektiv mit dem Anbieter zu verhandeln, den Sie am Ende unterschreiben.
Zweiter Schritt: Kennen Sie die Vision des Unternehmens:
Prozessänderungen sind für Stakeholder sinnvoll, wenn sie mit den übergeordneten Ambitionen des Unternehmens in Zusammenhang gebracht werden.
Es lohnt sich daher, sich die Zeit zu nehmen, um zu verstehen, wo das Unternehmen in 6, 12 oder 24 Monaten sein will, und Sie können diese Absicht dahingehend hochrechnen, wie E-Invoicing die Verwirklichung dieses Ziels beschleunigen oder unterstützen kann. Nehmen Sie sich die Zeit, sich vom Alltag zu erholen und zu verstehen, wohin das Unternehmen führt. (Stellen Sie viele Fragen und hören Sie sich die Antworten an.) Dann können Sie:
Verstehen und Vermitteln des umfassenderen Zwecks der E-Rechnung und Positionierung der E-Rechnung als Schlüssel zur Umsetzung von Zielen Verwenden Sie die Sprache der Geschäftsleitung, um ihnen die elektronische Rechnungsstellung vorzulegen Verschieben Sie die elektronische Rechnungsstellung in die Prioritätenliste Dies erfordert eine Planung und Zeitinvestition außerhalb des Tagesgeschäfts, aber es lohnt sich auf jeden Fall, wenn Ihr CFO und CPO und CTO (Chief Treasury Officer) die elektronische Rechnungsstellung als einzigen Ausfallpunkt betrachten.
Dritter Schritt: Beschaffung frühzeitig an Bord
Dies ist einfacher für eine Organisation, in der Finanzen und Beschaffung bereits aufeinander abgestimmt sind, die Berichtslinien und Ziele bereits gemeinsam nutzen und als ein Team arbeiten.
Aber in Organisationen, in denen diese "Vereinigung" nicht existiert, ist es üblich, dass Finance das Projekt besitzt, da sie die unmittelbareren Gewinne erzielen und die Beschaffung beinahe im Nachhinein mit sich bringt. Dies kann das Projekt vor Ort töten.
Dies ist vor allem darauf zurückzuführen, dass die elektronische Rechnungsstellung ein Programm ist, das auf Lieferanten ausgerichtet ist, und obwohl sich die Lieferanten oder die Kreditorenbuchhaltung für Lieferanten bezahlt, sind sie tatsächlich im Besitz der Beschaffung. Dies bedeutet, dass die Zulieferer zuerst die Beschaffung im Hinblick auf das E-Invoicing-Projekt anhören und zweitens finanzieren müssen. Wenn also die Beschaffung nicht eingebracht wird oder die elektronische Rechnungsstellung überhaupt ablehnt, werden Ihre Lieferanten diese Stimmung spüren und sich bei der Anmeldung in die Ferse ziehen.
Dies ist vielleicht der Schlüssel, um die elektronische Rechnungsstellung richtig zu gestalten und als kleines Detail leicht zu übersehen. Es ist nicht. Es wird Ihr Projekt dazu bringen - oder katastrophal brechen.
Berücksichtigen Sie bei der Arbeit mit der Beschaffung Folgendes:
Treiber - warum machen wir E-Invoicing? Umfang - alle Lieferanten, Rechnungstypen, AP-Transaktionstypen, Länder? Lösungsumfang - nur E-Invoicing oder eine durchgehende Lösung? Nachricht - obligatorisch oder optional? Qualität der Datenbank - Wird die Kommunikation auf dem richtigen Schreibtisch landen? Unterzeichner - wie hoch werden die Unterzeichner sein? Der CPO und der CFO? (Im Idealfall ja.) Ziele - werden die Kennzahlen für Finanzen und Beschaffung auf die gleichen Ziele gesetzt? Die Nicht-Konformität - wer wird auf die Lieferanten reagieren, die sich dagegen wehren? Wer wird das Projekt besitzen? Vielleicht Finanzen und Beschaffung zusammen? Die frühzeitige Suche nach einer Partnerschaft aus dem Einkauf ist von grundlegender Bedeutung für ein erfolgreiches Projekt.
Vierter Schritt: Geben Sie dem Projekt einen Namen
Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass die namenlosen Projekte für lange Zeit im Projektstatus bleiben und selten in den betrieblichen Zustand wechseln oder "live gehen". Das ist kein Zufall.
Wenn Sie Ihrem E-Invoicing-Projekt einen Vor- und Nachvertragsnamen geben, können Sie:
Gib ihr eine Identität, die den Leuten hilft, sie zu bekommen Interesse und Neugierde wecken ("Worüber spricht dieses Globe-Projekt, über das alle reden?") Vermeiden Sie Verwirrung, weil Sie alle über dasselbe sprechen Erhöhen Sie das Engagement und spornen Sie mehr emotionale Bindung an, vor allem finde ich, wenn Sie sich von den offensichtlichen Elementen wie Globe, Probe und e-Procurement Project fernhalten - alles gute Namen, aber wie wäre es mit etwas mehr Spaß, wie Namen von Zeichen
Stoffe, Teftilien, Kunstleder