Sabía muy bien en mis días de venta de facturación electrónica, que si un cliente potencial no conocía su proceso de "tal cual", tenía un buen período de 12 a 24 meses desde la implementación de la facturación electrónica. Así que no te saltes el paso uno.
Si no conoce su proceso, es probable que no conozca las métricas clave como su Tasa de coincidencia por primera vez. Esto significa que no sabrá en qué medida puede ayudarlo la facturación electrónica (y puede tener problemas en su proceso que también necesitan otras soluciones).
Y, probablemente, no sepa el verdadero costo de su proceso de facturación y, por lo tanto, no podrá armar un caso de negocio hermético.
Al trazar su proceso "tal como está", llegará a comprender:
¿Por qué fallan las facturas?
Cómo la facturación electrónica puede solucionar problemas en el flujo de su proceso
¿Cuántas facturas estaría 'dentro del alcance' en caso de que continúe con la facturación electrónica?
Cuál es su costo 'tal como está' y cuánto bajará al pasar a la electrónica
Cuántos días lleva actualmente procesar una factura y cómo la facturación electrónica reduciría el tiempo
Cómo, al reducir la cantidad de días, la captura de los descuentos negociados se puede efectuar de manera favorable
Es probable que el Paso Uno le lleve de 3 a 6 meses, pero al final de la misma será más claro y realista cuando presente su caso de negocios.
Es importante destacar que conocer el costo por transacción es esencial para negociar de manera efectiva con el proveedor que termina firmando.
Paso Dos: Conoce la visión de la empresa:
El cambio de proceso tiene sentido para las partes interesadas cuando se contextualiza frente a las ambiciones generales de la empresa.
Esto significa que vale la pena tomarse el tiempo para entender dónde quiere estar la empresa dentro de 6, 12 o 24 meses, y puede extrapolar esa intención a la forma en que la facturación electrónica podría acelerar o reforzar la realización de ese objetivo. Tómese el tiempo para levantarse del "día a día" y comprenda hacia dónde se dirige la empresa. (Haga muchas preguntas y realmente escuche las respuestas). Entonces usted puede:
Comprenda y comunique el propósito más amplio de la facturación electrónica y posicione la facturación electrónica como un habilitador clave para alcanzar los objetivos.
Utilice el lenguaje de la alta dirección para presentarles la facturación electrónica.
Mueve la facturación electrónica a la lista de prioridades
Este esfuerzo requiere planificación y una inversión de tiempo fuera de su trabajo diario, pero se verá recompensado en el futuro, cuando su Oficial Principal de Finanzas, CPO y CTO (Director de Tesorería) vean la facturación electrónica como su único punto de falla.
Tercer paso: obtener la contratación a bordo temprano
Esto es más fácil para una organización donde las finanzas y las adquisiciones ya están alineadas, ya comparten líneas y objetivos de informes, y funcionan como un solo equipo.
Pero en las organizaciones donde no existe esta 'unión', es común que Finance se haga cargo del proyecto, porque obtienen ganancias más inmediatas e involucran las adquisiciones casi como una idea de último momento. Esto puede matar el proyecto en el acto.
Esto se debe en gran parte a que la facturación electrónica es un programa centrado en el proveedor, y aunque Finanzas, o más bien Cuentas por Pagar, paga a los proveedores, en realidad son propiedad de Adquisiciones. Esto significa que los proveedores escucharán primero las adquisiciones relacionadas con el proyecto de facturación electrónica y luego las finanzas. Por lo tanto, si las compras no se incluyen, o si se descartan en absoluto a la facturación electrónica, sus proveedores sentirán este estado de ánimo y arrastrarán sus talones al registrarse.
Esta es quizás la clave para una correcta facturación electrónica, y se puede pasar por alto fácilmente como un pequeño detalle. No es. Hará, o romperá catastróficamente, su proyecto.
Cuando trabaje con Adquisiciones, considere lo siguiente:
Conductores: ¿por qué estamos haciendo la facturación electrónica?
Ámbito de aplicación: ¿todos los proveedores, tipos de factura, tipos de transacción AP, países?
Alcance de la solución: ¿solo facturación electrónica o una solución integral?
Mensaje - obligatorio o opcional?
Calidad de la base de datos: ¿las comunicaciones 'aterrizarán en el escritorio correcto'?
Firmante: ¿qué tan altos serán los firmantes? ¿El CPO y el CFO? (Idealmente, sí.)
Objetivos: ¿son los KPI de finanzas y adquisiciones los mismos objetivos?
El incumplimiento: ¿quién responderá a los proveedores que se resisten?
¿Quién será el propietario del proyecto? ¿Quizás finanzas y adquisiciones juntas?
Invertir tiempo en buscar una asociación de Adquisiciones desde el principio es fundamental para un proyecto exitoso.
Paso cuatro: Dale un nombre al proyecto
Es probable que encuentre que los proyectos sin nombre permanecen en el estado del proyecto durante mucho tiempo y rara vez pasan a ser operativos o "en vivo". Esto no es una coincidencia.
Al asignar a su proyecto de facturación electrónica un nombre previo y posterior al contrato, usted:
Dale una identidad que ayude a la gente a "entenderlo".
Cree interés y curiosidad ('¿de qué habla este proyecto Globe?')
Evita la confusión porque todos hablas de lo mismo.
Aumentar el compromiso e inspirar un mayor vínculo emocional, especialmente, me parece que, si te mantienes alejado de lo obvio como Globe, Probe, e-Procurement Project, todos son nombres decentes, pero ¿qué hay de algo más divertido, como los nombres de los personajes?
Facturación electrónica en 7 pasos
Paso uno: Conozca su proceso de 'tal cual':
Sabía muy bien en mis días de venta de facturación electrónica, que si un cliente potencial no conocía su proceso de "tal cual", tenía un buen período de 12 a 24 meses desde la implementación de la facturación electrónica. Así que no te saltes el paso uno.
Si no conoce su proceso, es probable que no conozca las métricas clave como su Tasa de coincidencia por primera vez. Esto significa que no sabrá en qué medida puede ayudarlo la facturación electrónica (y puede tener problemas en su proceso que también necesitan otras soluciones).
Y, probablemente, no sepa el verdadero costo de su proceso de facturación y, por lo tanto, no podrá armar un caso de negocio hermético.
Al trazar su proceso "tal como está", llegará a comprender:
¿Por qué fallan las facturas? Cómo la facturación electrónica puede solucionar problemas en el flujo de su proceso ¿Cuántas facturas estaría 'dentro del alcance' en caso de que continúe con la facturación electrónica? Cuál es su costo 'tal como está' y cuánto bajará al pasar a la electrónica Cuántos días lleva actualmente procesar una factura y cómo la facturación electrónica reduciría el tiempo Cómo, al reducir la cantidad de días, la captura de los descuentos negociados se puede efectuar de manera favorable Es probable que el Paso Uno le lleve de 3 a 6 meses, pero al final de la misma será más claro y realista cuando presente su caso de negocios.
Es importante destacar que conocer el costo por transacción es esencial para negociar de manera efectiva con el proveedor que termina firmando.
Paso Dos: Conoce la visión de la empresa:
El cambio de proceso tiene sentido para las partes interesadas cuando se contextualiza frente a las ambiciones generales de la empresa.
Esto significa que vale la pena tomarse el tiempo para entender dónde quiere estar la empresa dentro de 6, 12 o 24 meses, y puede extrapolar esa intención a la forma en que la facturación electrónica podría acelerar o reforzar la realización de ese objetivo. Tómese el tiempo para levantarse del "día a día" y comprenda hacia dónde se dirige la empresa. (Haga muchas preguntas y realmente escuche las respuestas). Entonces usted puede:
Comprenda y comunique el propósito más amplio de la facturación electrónica y posicione la facturación electrónica como un habilitador clave para alcanzar los objetivos. Utilice el lenguaje de la alta dirección para presentarles la facturación electrónica. Mueve la facturación electrónica a la lista de prioridades Este esfuerzo requiere planificación y una inversión de tiempo fuera de su trabajo diario, pero se verá recompensado en el futuro, cuando su Oficial Principal de Finanzas, CPO y CTO (Director de Tesorería) vean la facturación electrónica como su único punto de falla.
Tercer paso: obtener la contratación a bordo temprano
Esto es más fácil para una organización donde las finanzas y las adquisiciones ya están alineadas, ya comparten líneas y objetivos de informes, y funcionan como un solo equipo.
Pero en las organizaciones donde no existe esta 'unión', es común que Finance se haga cargo del proyecto, porque obtienen ganancias más inmediatas e involucran las adquisiciones casi como una idea de último momento. Esto puede matar el proyecto en el acto.
Esto se debe en gran parte a que la facturación electrónica es un programa centrado en el proveedor, y aunque Finanzas, o más bien Cuentas por Pagar, paga a los proveedores, en realidad son propiedad de Adquisiciones. Esto significa que los proveedores escucharán primero las adquisiciones relacionadas con el proyecto de facturación electrónica y luego las finanzas. Por lo tanto, si las compras no se incluyen, o si se descartan en absoluto a la facturación electrónica, sus proveedores sentirán este estado de ánimo y arrastrarán sus talones al registrarse.
Esta es quizás la clave para una correcta facturación electrónica, y se puede pasar por alto fácilmente como un pequeño detalle. No es. Hará, o romperá catastróficamente, su proyecto.
Cuando trabaje con Adquisiciones, considere lo siguiente:
Conductores: ¿por qué estamos haciendo la facturación electrónica? Ámbito de aplicación: ¿todos los proveedores, tipos de factura, tipos de transacción AP, países? Alcance de la solución: ¿solo facturación electrónica o una solución integral? Mensaje - obligatorio o opcional? Calidad de la base de datos: ¿las comunicaciones 'aterrizarán en el escritorio correcto'? Firmante: ¿qué tan altos serán los firmantes? ¿El CPO y el CFO? (Idealmente, sí.) Objetivos: ¿son los KPI de finanzas y adquisiciones los mismos objetivos? El incumplimiento: ¿quién responderá a los proveedores que se resisten? ¿Quién será el propietario del proyecto? ¿Quizás finanzas y adquisiciones juntas? Invertir tiempo en buscar una asociación de Adquisiciones desde el principio es fundamental para un proyecto exitoso.
Paso cuatro: Dale un nombre al proyecto
Es probable que encuentre que los proyectos sin nombre permanecen en el estado del proyecto durante mucho tiempo y rara vez pasan a ser operativos o "en vivo". Esto no es una coincidencia.
Al asignar a su proyecto de facturación electrónica un nombre previo y posterior al contrato, usted:
Dale una identidad que ayude a la gente a "entenderlo". Cree interés y curiosidad ('¿de qué habla este proyecto Globe?') Evita la confusión porque todos hablas de lo mismo. Aumentar el compromiso e inspirar un mayor vínculo emocional, especialmente, me parece que, si te mantienes alejado de lo obvio como Globe, Probe, e-Procurement Project, todos son nombres decentes, pero ¿qué hay de algo más divertido, como los nombres de los personajes?