Sapevo fin troppo bene, ai miei tempi, di vendere la fatturazione elettronica, che se un potenziale cliente non conosceva il proprio processo "così com'è", era da 12 a 24 mesi dall'implementazione della fatturazione elettronica. Quindi non saltare il primo passo.
Se non conosci il tuo processo, probabilmente non conosci le metriche chiave come la tua prima volta. Ciò significa che non conoscerai il grado in cui la fatturazione elettronica potrebbe aiutarti (e potresti avere problemi nel tuo processo che richiedono anche altre soluzioni).
E probabilmente non conosci il vero costo del tuo processo di fatturazione e quindi non sarai in grado di mettere insieme un caso aziendale a tenuta stagna.
Mappando il processo "così com'è" capirai:
Perché le fatture falliscono
In che modo la fatturazione elettronica può risolvere i problemi nel flusso del processo
Quante fatture sarebbero "di portata" se dovessi procedere con la fatturazione elettronica
Quanto costa il tuo "come-è", e quanto andrà giù passando all'elettronica
Quanti giorni è attualmente in corso per elaborare una fattura e come la fatturazione elettronica ridurrebbe il tempo
In che modo, riducendo il numero di giorni, la tua acquisizione di sconti negoziati potrebbe essere favorevolmente effettuata
Il primo passo ti porterà probabilmente da 3 a 6 mesi, ma alla fine sarai più chiaro e più realistico quando farai affari.
È importante sottolineare che conoscere il costo per transazione è essenziale per negoziare efficacemente con il fornitore che si finisce per firmare.
Fase due: conoscere la visione dell'azienda:
Il cambiamento di processo ha senso per gli stakeholder quando è contestualizzato contro le ambizioni generali dell'azienda.
Ciò significa che vale la pena dedicare del tempo a capire dove vuole essere la compagnia tra 6, 12 o 24 mesi e puoi estrapolare tale intenzione su come accelerare o rafforzare la realizzazione della fatturazione elettronica. Prenditi il tempo per risollevarti dal 'giorno per giorno' e capire dove è diretta la compagnia. (Fai molte domande e ascolta davvero le risposte). Quindi puoi:
Comprendere e comunicare lo scopo più ampio della fatturazione elettronica e posizionare la fatturazione elettronica come fattore chiave per la realizzazione degli obiettivi
Utilizzare la lingua del senior management per presentare di nuovo la fatturazione elettronica
Sposta la fatturazione elettronica verso l'alto nell'elenco delle priorità
Questo sforzo richiede una pianificazione e un investimento di tempo al di fuori del lavoro giornaliero, ma ripagherà sulla strada, quando il CFO, il CPO e il CTO (Chief Treasury Officer) vedono la fatturazione elettronica come il loro singolo punto di errore.
Terzo passo: ottenere l'approvvigionamento a bordo presto
Questo è più facile per un'organizzazione in cui le finanze e gli appalti sono già allineati, già condividono linee di segnalazione e obiettivi e operano come un'unica squadra.
Ma nelle organizzazioni in cui questa "unione" non esiste, è comune per la Finanza possedere il progetto, perché ottengono i guadagni più immediati e coinvolgono Procurement quasi come un ripensamento. Questo può uccidere il progetto sul posto.
Ciò è dovuto in gran parte al fatto che la fatturazione elettronica è un programma incentrato sul fornitore, e anche se la Finanza, o meglio la Contabilità fornitori, paga i fornitori, in realtà sono di proprietà di Approvvigionamento. Ciò significa che i fornitori ascolteranno innanzitutto gli appalti relativi al progetto di fatturazione elettronica e finanzieranno in secondo luogo. Quindi, se gli acquisti non vengono introdotti, o sono in ogni caso smentiti dalla fatturazione elettronica, i fornitori sentiranno questo stato d'animo e trascineranno i loro tacchi per iscriversi.
Questa è forse la chiave per ottenere correttamente la fatturazione elettronica e così facilmente trascurata come un piccolo dettaglio. Non è. Farà - o catastroficamente rompi - il tuo progetto.
Quando si lavora con Procurement, considerare quanto segue:
Driver: perché stiamo facendo la fatturazione elettronica?
Ambito di applicazione: tutti i fornitori, i tipi di fatture, i tipi di transazioni AP, i paesi?
Scopo della soluzione: solo fatturazione elettronica o soluzione end-to-end?
Messaggio: obbligatorio o facoltativo?
Qualità del database: il terreno delle comunicazioni sarà sulla scrivania corretta?
Firmatario: quanto saranno alti i firmatari? Il CPO e il CFO? (Idealmente, sì.)
Obiettivi - I KPI finanziari e di approvvigionamento sono basati sugli stessi obiettivi?
Il non-conforme - chi risponderà ai fornitori che resistono?
Chi sarà il proprietario del progetto? Forse finanze e appalti insieme?
Investire tempestivamente nella ricerca di una partnership da Procurement è fondamentale per un progetto di successo.
Passaggio 4: assegnare un nome al progetto
Probabilmente scoprirai che i progetti senza nome rimangono nello stato di progetto per molto tempo e raramente passano a quelli operativi o "vanno in diretta". Questa non è una coincidenza.
Dando al vostro progetto di fatturazione elettronica sia un nome pre- e post-contratto, voi:
Dagli un'identità che aiuti le persone a prenderlo '
Crea interesse e curiosità ('di cosa parla questo progetto Globe?')
Evita la confusione perché stai parlando della stessa cosa
Accrescere il coinvolgimento e ispirare un maggiore attaccamento emotivo, in particolare, trovo, se ti allontani dall'ovvio come Globe, Probe, e-Procurement Project - tutti nomi decenti, ma che ne dici di qualcosa di più divertente, come i nomi di char
Fatturazione elettronica in 7 passaggi
Fase uno: conosci il tuo processo "così com'è":
Sapevo fin troppo bene, ai miei tempi, di vendere la fatturazione elettronica, che se un potenziale cliente non conosceva il proprio processo "così com'è", era da 12 a 24 mesi dall'implementazione della fatturazione elettronica. Quindi non saltare il primo passo.
Se non conosci il tuo processo, probabilmente non conosci le metriche chiave come la tua prima volta. Ciò significa che non conoscerai il grado in cui la fatturazione elettronica potrebbe aiutarti (e potresti avere problemi nel tuo processo che richiedono anche altre soluzioni).
E probabilmente non conosci il vero costo del tuo processo di fatturazione e quindi non sarai in grado di mettere insieme un caso aziendale a tenuta stagna.
Mappando il processo "così com'è" capirai:
Perché le fatture falliscono In che modo la fatturazione elettronica può risolvere i problemi nel flusso del processo Quante fatture sarebbero "di portata" se dovessi procedere con la fatturazione elettronica Quanto costa il tuo "come-è", e quanto andrà giù passando all'elettronica Quanti giorni è attualmente in corso per elaborare una fattura e come la fatturazione elettronica ridurrebbe il tempo In che modo, riducendo il numero di giorni, la tua acquisizione di sconti negoziati potrebbe essere favorevolmente effettuata Il primo passo ti porterà probabilmente da 3 a 6 mesi, ma alla fine sarai più chiaro e più realistico quando farai affari.
È importante sottolineare che conoscere il costo per transazione è essenziale per negoziare efficacemente con il fornitore che si finisce per firmare.
Fase due: conoscere la visione dell'azienda:
Il cambiamento di processo ha senso per gli stakeholder quando è contestualizzato contro le ambizioni generali dell'azienda.
Ciò significa che vale la pena dedicare del tempo a capire dove vuole essere la compagnia tra 6, 12 o 24 mesi e puoi estrapolare tale intenzione su come accelerare o rafforzare la realizzazione della fatturazione elettronica. Prenditi il tempo per risollevarti dal 'giorno per giorno' e capire dove è diretta la compagnia. (Fai molte domande e ascolta davvero le risposte). Quindi puoi:
Comprendere e comunicare lo scopo più ampio della fatturazione elettronica e posizionare la fatturazione elettronica come fattore chiave per la realizzazione degli obiettivi Utilizzare la lingua del senior management per presentare di nuovo la fatturazione elettronica Sposta la fatturazione elettronica verso l'alto nell'elenco delle priorità Questo sforzo richiede una pianificazione e un investimento di tempo al di fuori del lavoro giornaliero, ma ripagherà sulla strada, quando il CFO, il CPO e il CTO (Chief Treasury Officer) vedono la fatturazione elettronica come il loro singolo punto di errore.
Terzo passo: ottenere l'approvvigionamento a bordo presto
Questo è più facile per un'organizzazione in cui le finanze e gli appalti sono già allineati, già condividono linee di segnalazione e obiettivi e operano come un'unica squadra.
Ma nelle organizzazioni in cui questa "unione" non esiste, è comune per la Finanza possedere il progetto, perché ottengono i guadagni più immediati e coinvolgono Procurement quasi come un ripensamento. Questo può uccidere il progetto sul posto.
Ciò è dovuto in gran parte al fatto che la fatturazione elettronica è un programma incentrato sul fornitore, e anche se la Finanza, o meglio la Contabilità fornitori, paga i fornitori, in realtà sono di proprietà di Approvvigionamento. Ciò significa che i fornitori ascolteranno innanzitutto gli appalti relativi al progetto di fatturazione elettronica e finanzieranno in secondo luogo. Quindi, se gli acquisti non vengono introdotti, o sono in ogni caso smentiti dalla fatturazione elettronica, i fornitori sentiranno questo stato d'animo e trascineranno i loro tacchi per iscriversi.
Questa è forse la chiave per ottenere correttamente la fatturazione elettronica e così facilmente trascurata come un piccolo dettaglio. Non è. Farà - o catastroficamente rompi - il tuo progetto.
Quando si lavora con Procurement, considerare quanto segue:
Driver: perché stiamo facendo la fatturazione elettronica? Ambito di applicazione: tutti i fornitori, i tipi di fatture, i tipi di transazioni AP, i paesi? Scopo della soluzione: solo fatturazione elettronica o soluzione end-to-end? Messaggio: obbligatorio o facoltativo? Qualità del database: il terreno delle comunicazioni sarà sulla scrivania corretta? Firmatario: quanto saranno alti i firmatari? Il CPO e il CFO? (Idealmente, sì.) Obiettivi - I KPI finanziari e di approvvigionamento sono basati sugli stessi obiettivi? Il non-conforme - chi risponderà ai fornitori che resistono? Chi sarà il proprietario del progetto? Forse finanze e appalti insieme? Investire tempestivamente nella ricerca di una partnership da Procurement è fondamentale per un progetto di successo.
Passaggio 4: assegnare un nome al progetto
Probabilmente scoprirai che i progetti senza nome rimangono nello stato di progetto per molto tempo e raramente passano a quelli operativi o "vanno in diretta". Questa non è una coincidenza.
Dando al vostro progetto di fatturazione elettronica sia un nome pre- e post-contratto, voi:
Dagli un'identità che aiuti le persone a prenderlo ' Crea interesse e curiosità ('di cosa parla questo progetto Globe?') Evita la confusione perché stai parlando della stessa cosa Accrescere il coinvolgimento e ispirare un maggiore attaccamento emotivo, in particolare, trovo, se ti allontani dall'ovvio come Globe, Probe, e-Procurement Project - tutti nomi decenti, ma che ne dici di qualcosa di più divertente, come i nomi di char
Eco pelle, Minky, Lino