Ik wist maar al te goed in mijn tijd van verkopen van e-facturering, dat als een prospect hun 'as-is'-proces niet kende, ze 12 tot 24 maanden goed waren met het implementeren van e-facturering. Sla stap één dus niet over.
Als u uw proces niet kent, weet u waarschijnlijk geen belangrijke statistieken zoals uw First Time Match Rate. Dit betekent dat u niet weet in hoeverre e-facturering u kan helpen (en u hebt mogelijk problemen in uw proces die ook andere oplossingen nodig hebben).
En u kent waarschijnlijk niet de werkelijke kosten van uw factureringsproces en kunt daarom geen waterdichte businesscase samenstellen.
Door uw 'as is'-proces in kaart te brengen, zult u begrijpen:
Waarom facturen falen
Hoe e-facturering problemen in uw processtroom kan verhelpen
Hoeveel facturen zouden 'in scope' zijn als u doorgaat met e-invoicing
Wat uw 'as-is'-kosten zijn, en hoeveel deze zullen dalen door over te schakelen naar elektronisch
Hoeveel dagen het momenteel kost om een factuur te verwerken en hoe e-facturering de tijd zou verkorten
Hoe, door het aantal dagen te verminderen, uw vastlegging van onderhandelde kortingen gunstig kan worden beïnvloed
Met stap een neemt u waarschijnlijk 3 tot 6 maanden in beslag, maar aan het einde van het proces bent u duidelijker en realistischer wanneer u een businesscase maakt.
Het is belangrijk om te weten dat uw kosten per transactie essentieel zijn voor een effectieve onderhandeling met de provider die u uiteindelijk ondertekent.
Stap twee: ken de visie van het bedrijf:
Procesverandering is zinvol voor belanghebbenden wanneer deze wordt gecontextualiseerd tegen de overkoepelende ambities van het bedrijf.
Dit betekent dat het de moeite waard is om de tijd te nemen om te begrijpen waar het bedrijf wil zijn in 6, 12 of 24 maanden, en u kunt die bedoeling extrapoleren naar hoe e-facturering de realisatie van dat doel kan versnellen of versterken. Neem de tijd om jezelf van de 'dag naar dag' te tillen en te begrijpen waar het bedrijf heen gaat. (Stel een heleboel vragen en luister echt naar de antwoorden.) Dan kun je:
Begrijp en communiceer het bredere doel van e-facturatie en positioneer e-facturering als een belangrijke factor voor het realiseren van doelen
Gebruik de taal van het senior management om e-facturering aan hen te presenteren
Verplaats e-facturering naar de prioriteitenlijst
Dit streven vergt planning en een investering van tijd buiten je dagelijkse baan, maar het zal de moeite waard zijn als je CFO en CPO en CTO (Chief Treasury Officer) e-facturering als hun enige faalpunt zien.
Stap drie: Koop vroeg aan boord
Dit is gemakkelijker voor een organisatie waar Finance en Procurement al zijn afgestemd, al rapportagelijnen en doelstellingen delen en als één team opereren.
Maar in organisaties waar deze 'verbondenheid' niet bestaat, is het gebruikelijk dat Financiën het project bezit, omdat ze meer direct voordeel behalen en Procurement bijna als een bijzaak betrekken. Dit kan het project ter plaatse doden.
Dit komt grotendeels omdat e-facturering een op leveranciers gericht programma is, en hoewel Finance, of liever, crediteuren betaalt, leveranciers zijn, zijn ze feitelijk eigendom van Procurement. Dit betekent dat leveranciers eerst naar Procurement zullen luisteren met betrekking tot het project voor e-facturering en de tweede naar de financiering. Dus als inkoop niet wordt ingebracht, of al helemaal niet afdwingt van e-invoicing, zullen uw leveranciers deze stemming voelen en hun hielen trekken bij het aanmelden.
Dit is misschien de sleutel om e-factureren goed te krijgen, en zo gemakkelijk over het hoofd gezien als een klein detail. Het is niet. Het zal uw project - of catastrofaal breken - veroorzaken.
Houd rekening met het volgende als u met Procurement werkt:
Drivers - waarom doen we e-invoicing?
Scope - alle leveranciers, factuurtypen, AP-transactietypen, landen?
Oplossingsbereik - alleen e-invoicing of een end-to-end oplossing?
Bericht - verplicht of optioneel?
Kwaliteit van de database - komen de communicatiemiddelen op de juiste plek terecht?
Ondertekenaar - hoe senior zullen de ondertekenaars zijn? De CPO en de CFO? (Idealiter, ja.)
Doelen - zijn Finance en Procurement KPI's op dezelfde doelen?
De non-compliant - wie zal reageren op de leveranciers die zich verzetten?
Wie zal het project bezitten? Misschien samen financiën en inkoop?
Investeringstijd bij het vroeg zoeken naar een partnerschap van Procurement is essentieel voor een succesvol project.
Stap vier: geef het project een naam
U zult waarschijnlijk merken dat de naamloze projecten lange tijd in projectstatus blijven en zelden naar operationeel gaan of 'live gaan'. Dit is geen toeval.
Door uw e-factureringsproject zowel een pre- als een postcontractnaam te geven, kunt u:
Geef het een identiteit die mensen helpt het te krijgen '
Creëer interesse en nieuwsgierigheid ('waar gaat dit Globe-project over waar iedereen het over heeft?')
Vermijd verwarring omdat je het allemaal over hetzelfde hebt
Verhoog betrokkenheid en inspireer een grotere emotionele band, vooral, vind ik, als je wegblijven van de voor de hand liggende zoals Globe, Probe, e-Procurement Project - alle fatsoenlijke namen, maar hoe zit het met iets leukers, zoals namen van char
E-facturatie in 7 stappen
Stap één: ken uw 'as-is'-proces:
Ik wist maar al te goed in mijn tijd van verkopen van e-facturering, dat als een prospect hun 'as-is'-proces niet kende, ze 12 tot 24 maanden goed waren met het implementeren van e-facturering. Sla stap één dus niet over.
Als u uw proces niet kent, weet u waarschijnlijk geen belangrijke statistieken zoals uw First Time Match Rate. Dit betekent dat u niet weet in hoeverre e-facturering u kan helpen (en u hebt mogelijk problemen in uw proces die ook andere oplossingen nodig hebben).
En u kent waarschijnlijk niet de werkelijke kosten van uw factureringsproces en kunt daarom geen waterdichte businesscase samenstellen.
Door uw 'as is'-proces in kaart te brengen, zult u begrijpen:
Waarom facturen falen Hoe e-facturering problemen in uw processtroom kan verhelpen Hoeveel facturen zouden 'in scope' zijn als u doorgaat met e-invoicing Wat uw 'as-is'-kosten zijn, en hoeveel deze zullen dalen door over te schakelen naar elektronisch Hoeveel dagen het momenteel kost om een factuur te verwerken en hoe e-facturering de tijd zou verkorten Hoe, door het aantal dagen te verminderen, uw vastlegging van onderhandelde kortingen gunstig kan worden beïnvloed Met stap een neemt u waarschijnlijk 3 tot 6 maanden in beslag, maar aan het einde van het proces bent u duidelijker en realistischer wanneer u een businesscase maakt.
Het is belangrijk om te weten dat uw kosten per transactie essentieel zijn voor een effectieve onderhandeling met de provider die u uiteindelijk ondertekent.
Stap twee: ken de visie van het bedrijf:
Procesverandering is zinvol voor belanghebbenden wanneer deze wordt gecontextualiseerd tegen de overkoepelende ambities van het bedrijf.
Dit betekent dat het de moeite waard is om de tijd te nemen om te begrijpen waar het bedrijf wil zijn in 6, 12 of 24 maanden, en u kunt die bedoeling extrapoleren naar hoe e-facturering de realisatie van dat doel kan versnellen of versterken. Neem de tijd om jezelf van de 'dag naar dag' te tillen en te begrijpen waar het bedrijf heen gaat. (Stel een heleboel vragen en luister echt naar de antwoorden.) Dan kun je:
Begrijp en communiceer het bredere doel van e-facturatie en positioneer e-facturering als een belangrijke factor voor het realiseren van doelen Gebruik de taal van het senior management om e-facturering aan hen te presenteren Verplaats e-facturering naar de prioriteitenlijst Dit streven vergt planning en een investering van tijd buiten je dagelijkse baan, maar het zal de moeite waard zijn als je CFO en CPO en CTO (Chief Treasury Officer) e-facturering als hun enige faalpunt zien.
Stap drie: Koop vroeg aan boord
Dit is gemakkelijker voor een organisatie waar Finance en Procurement al zijn afgestemd, al rapportagelijnen en doelstellingen delen en als één team opereren.
Maar in organisaties waar deze 'verbondenheid' niet bestaat, is het gebruikelijk dat Financiën het project bezit, omdat ze meer direct voordeel behalen en Procurement bijna als een bijzaak betrekken. Dit kan het project ter plaatse doden.
Dit komt grotendeels omdat e-facturering een op leveranciers gericht programma is, en hoewel Finance, of liever, crediteuren betaalt, leveranciers zijn, zijn ze feitelijk eigendom van Procurement. Dit betekent dat leveranciers eerst naar Procurement zullen luisteren met betrekking tot het project voor e-facturering en de tweede naar de financiering. Dus als inkoop niet wordt ingebracht, of al helemaal niet afdwingt van e-invoicing, zullen uw leveranciers deze stemming voelen en hun hielen trekken bij het aanmelden.
Dit is misschien de sleutel om e-factureren goed te krijgen, en zo gemakkelijk over het hoofd gezien als een klein detail. Het is niet. Het zal uw project - of catastrofaal breken - veroorzaken.
Houd rekening met het volgende als u met Procurement werkt:
Drivers - waarom doen we e-invoicing? Scope - alle leveranciers, factuurtypen, AP-transactietypen, landen? Oplossingsbereik - alleen e-invoicing of een end-to-end oplossing? Bericht - verplicht of optioneel? Kwaliteit van de database - komen de communicatiemiddelen op de juiste plek terecht? Ondertekenaar - hoe senior zullen de ondertekenaars zijn? De CPO en de CFO? (Idealiter, ja.) Doelen - zijn Finance en Procurement KPI's op dezelfde doelen? De non-compliant - wie zal reageren op de leveranciers die zich verzetten? Wie zal het project bezitten? Misschien samen financiën en inkoop? Investeringstijd bij het vroeg zoeken naar een partnerschap van Procurement is essentieel voor een succesvol project.
Stap vier: geef het project een naam
U zult waarschijnlijk merken dat de naamloze projecten lange tijd in projectstatus blijven en zelden naar operationeel gaan of 'live gaan'. Dit is geen toeval.
Door uw e-factureringsproject zowel een pre- als een postcontractnaam te geven, kunt u:
Geef het een identiteit die mensen helpt het te krijgen ' Creëer interesse en nieuwsgierigheid ('waar gaat dit Globe-project over waar iedereen het over heeft?') Vermijd verwarring omdat je het allemaal over hetzelfde hebt Verhoog betrokkenheid en inspireer een grotere emotionele band, vooral, vind ik, als je wegblijven van de voor de hand liggende zoals Globe, Probe, e-Procurement Project - alle fatsoenlijke namen, maar hoe zit het met iets leukers, zoals namen van char